مدونة ياسر الحميقاني

عناصر تقييم عروض أسعار الوكالات الإبداعية

سألني صديقي إبراهيم عن طريقة تقييم عروض السعر المقدمة من الشركات الإبداعية سواء لمشروع تصميم أو تسويق أو إعلان أو تصوير وغير ذلك، سواء كان ذلك لمشروع قصير أو طويل، وسواء كانت منافسة/مناقصة أو تواصل مباشر، خصوصا في حال وجود عروض متقاربة يكون الأمر محيرا، وأيضا عند وجود أكثر من مقيم/ لجنة تقييم / أو متخذ قرار.

في البداية يجب معرفة أن التقييم والاختيار مسؤولية حساسة يجب أن يتحلى صاحبها بالأمانة والصدق والنزاهة، وليست أمرا عشوائيا أو يعتمد على تفضيلات شخصية لا تعتمد على عناصر تقييم، بل لا بد من لجنة أو فريق تقييم، ولا يصح في ذلك أيضا عشوائية التقييم في الأخذ برأي أطراف خارجية وتوسيع دائرة الآراء والرجوع لأشخاص غير معنيين أو ليس لهم خبرة أو صلة في إدارة ملف المشروع.

أستطيع حصر هذه العناصر بجزئين، عناصر تتعلق بالعرض المقدم نفسه، وعناصر تتعلق بالوكالة، على اختلاف أهمية هذه العناصر وأولويتها، وهي كالتالي:

عناصر تقييم العرض المقدم:

  • قرب السعر من الميزانية المحددة للمشروع، ليس فيه مبالغة وليس لأنه الأقل.
  • طريقة الدفعات وهل تناسب سياسة الدفع لدى الجهة أو لا.
  • مدة التنفيذ ومناسبتها مع الديدلاين المقترح أو وجود مناسبة أو موسم معين يجب الالتزام بوقته.
  • مصداقية العرض وتوافقه مع البريف والمتطلبات.
  • مدى مرونة الوكالة في عمليات المتابعة/التعديل/التسليم/والإقفال.
  • وجود مميزات/خدمات إضافية غير متفق عليها، ربما تكون عامل محفز.
  • جودة العرض المقدم من ناحية بصرية مثل التصميم وتوزيع المعلومات وتنظيمها، وأيضا من ناحية محتوى من ناحية قوة اللغة والتمكن من المعلومة وندرة الأخطاء اللغوية والإملائية.
  • التجاوب والرد وتسليم العرض بالوقت المحدد، وأيضا نوعية الأسئلة التي تتم عند التواصل، أعتبرها تدل على خبرة الوكالة أولا وإظهار جانب الاهتمام ثانيا.

عناصر تقييم الوكالة:

  • هل هي وكالة لها تاريخ أو جديدة/ناشئة (بعض الجهات يفضلون الجهات الناشئة مع اعتبار عناصر التقييم الأخرى).
  • سمعتهم.
  • خبرتهم بالمجال، السوق، الثقافة، التغيرات، والتحديات.
  • مدى تمكنهم ومعرفتهم وسابق أعمالهم في نفس مجال الجهة / نوع المشروع / أو تعاملهم السابق مع جهات منافسة.
  • جودة الأعمال (البورتفوليو).
  • أسماء فريق العمل الذي سيقوم على المشروع وسيرتهم وخبرتهم في المجال.
  • جودة ملف الوكالة سواء البروفايل أو الوبسايت أو طريقة ظهورهم في السوشال ميديا .. يدل على شخصيتهم.
  • ارتباطهم مع أطراف خارجية سواء قوة أسماء هذه الجهات وخبرتهم، أو طريقة تعاملهم معهم من حيث التواصل والشراء والإقفال.
  • التنظيم وعدم العشوائية .. في طريقة تنظيم الوكالة لخط سير المشروع من ناحية وسائل التواصل ومنصات إدارة المشروع المعتمدة لديهم.
  • مرونة الوكالة بشكل عام من ناحية إدارة المشروع، مواجهة التحديات، إيجاد الحلول، المساعدة والدعم، والتعامل اللطيف.
  • موقع الوكالة (دولة/مدينة/حي) وسهولة الوصول وعقد الاجتماعات والتحاكم والتمثيل القانوني وما إلى ذلك.

هذه أبرز العناصر من وجهة نظري، ربما يكون هناك عناصر أخرى مخصصة لحالات معينة، وربما يتم الاستغناء عن بعضها إذا لم تكن ذات أولوية.

والله الموفق.