في أحد لقاءات “كريتد” ناقشنا موضوع العقود بين شركات التصميم وبين العملاء وكانت أبرز النقاط التي يجب إيضاحها في العقد (أو عرض السعر أو الفاتورة او الاتفاقية ..) حسب أغلب الحالات التي يواجهها سواء العميل أو الشركة أو الفريلانسر في البنود التالية:
التعديلات
والتي غالبا ما تكون هي النقطة الشائعة والمتشعبة والتي لا يوجد لها صيغة واحدة أو واضحة في العقود غالبا، لكن جاءت التوصيات في تحديد عددها ومدتها وقيمة التعديلات أو الوقت الإضافي الذي يتجاوز وقتها أو عددها المحدد، وطريقة التعامل في حال تأخر العميل في ارسال ملفات مهمة.
المسؤول
يفضل ذكر الأشخاص المعنيين بالرد واتخاذ القرار ومن المسؤول عن التواصل المباشر (أسماؤهم ايميلاتهم ارقامهم) كي يعرف لمن يتم الرجوع ومن المسؤول ومن له الحق في تحديد او تغيير المسار، ولكي لا يتشتت الموضوع باختلاف الاراء والردود والمعلومات، وطريقة التعامل في حال وجود طرف ثالث.
التواصل
تحديد وسائل التواصل وأيامها وساعاتها مهم كي لا يقع في حرج عدم الرد في الأوقات الغير محددة، وماهي وسائل التواصل التي لا يتم اعتبارها والتي يتحرج على أحد الأطراف استخدامها.
القيمة
تحديد قيمة المشروع وطريقة الدفعات وموعد سدادها وما هي الحالات التي يمكن للعميل استرداد ما يمكن استرداده وطريقة التعامل عند رفض الأفكار أو توقف المشروع لأي ظرف أو عند تجاوز الوقت المحدد بالرد والتعديل من أحد الأطراف، وماهي الظروف التي لاتشمل القيمة (تكاليف السفر مثلا).
الحقوق
سواء للأفكار التي لم يتم اختيارها هل هي حق للعميل أو المصمم وكيف يتم احتساب قيمتها عند استخدام أحد الأطراف لها، أو للفكرة المعتمدة التي لم يستطع العميل استخدامها (لرفض تسجيلها علامة تجارية مثلا) وهل للعميل الحق في طلب تعديلها ضمن قيمة المشروع أو تحسب بقيمة أخرى.
الجودة
يجب توضيح ذلك في العقد والزام الجهة المنفذة بضمان جودة الخدمة بعدم استخدام نماذج جاهزة أو تقليد تصاميم لمشاريع أخرى ولضمان الاتقان في العمل وليس تقديم أفكار مكررة ربما تسبب خلافات فيما بعد، وماهي الشروط الجزائية في حال كانت النتيجة المعتمدة مشابهة لمشروع آخر بعد النشر.
المرونة
ماهي الحالات التي يمكن أن يكون فيها مرونة للطرفين وماهي مدتها واعتباراتها، ومن ذلك حالات تأخر العميل بالرد هل للشركة المرونة في التأخر بالتعديل مثلا بسبب وجود مشاريع أخرى، أو تأخر الشركة بالرد هل للعميل الحق في الخصم من قيمة المشروع .. وهكذا
السرية
من المهم أن يكون هناك اتفاقية سرية المعلومات، ليس فقط لبيانات المشروع في وقته بل حتى بعد الانتهاء منه، ومن يمكن مشاركته هذه المعلومات، ومتى يتم نشر المشروع وإعلانه في المواقع ووسائل التواصل، وهل للشركة الحق في نسبته إليها أو المشاركة به في الكتب والمسابقات وغيرها.
الوضوح
يجب توضيح الحدود المعتبرة في المشروع، ومن ذلك عدد النماذج وأسماء التطبيقات وعددها وصيغ الملفات وهل يتم تسليم الصيغ المفتوحة وهل يمكن استبدال شيء بشيء، وكيفية التعامل عند طلب العميل لأشياء لم تذكر أو أشياء تتطلب تدخل أطراف خارجية (كالتصوير أو الكتابة أو الرسم مثلا).
الاعتراضات
من الجميل ذكر أسباب وظروف وحالات الاعتراضات وحدودها والتعامل معها ومع الظروف القاهرة ومن يمكن الرجوع إليه لحل الخلافات وإيجاد حلول لها أو اللجوء للجهات المختصة للفصل فيها.
الفسخ
تحديد الآلية المتبعة والأسباب المعتبرة (أو لأي سبب كان) عند رغبة أحد الأطراف إنهاء التعاقد أو فسخ العقد أو إيقاف المشروع قبل انتهائه، وهل هناك مبالغ مترتبة على ذلك أو شروط جزائية وكيف يتم تصفيتها، وهل يمكن يتم تحويل المشروع لجهة أخرى لتكملته أو استبداله بمشروع آخر للتعويض.
